Cómo firmar un contrato laboral con Firma Electrónica

Si tienes dudas sobre el funcionamiento de la firma electrónica para la firma de documentos contractuales, has ido a parar al lugar indicado. Es muy frecuente que en cualquier departamento de Recursos Humanos surjan dudas sobre las firmas electrónicas, especialmente por la pervivencia del contrato escrito tradicional. También puede ser que tú, como inminente trabajador de una empresa, no te sientas muy seguro sobre firmar electrónicamente, o no sepas cómo hacerlo. Pues bien, en el siguiente artículo, además de explicarte todo lo relativo a su funcionamiento, te hablaré de los mecanismos para poder firmar fácilmente cualquier tipo de documento. ¡Allá vamos!

1. Aspectos legales

Lo primero que debes saber es que la firma electrónica es perfectamente legal en España, tal y como establece el Reglamento nº 910/2014 de la Unión Europea. Esto quiere decir que, salvo que el contrato que vayas a firmar disponga expresamente lo contrario, podrás perfeccionarlo mediante una simple firma electrónica. Si llegado a este punto no estás muy seguro de lo qué es una firma electrónica, puede que este artículo te resulte de utilidad.

Así pues, una firma electrónica es un mecanismo repleto de seguridad jurídica. Si temes ser estafado en una relación laboral tras firmarla electrónicamente, no temas. Cualquier tribunal aceptará como prueba la firma electrónica. También hay que tener en cuenta, desde el punto de vista legal, que las relaciones laborales están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores, que establece la libertad de forma de las partes a la hora de formalizar un contrato laboral (art. 8). De ahí que el uso de firmas electrónicas sea perfectamente válido y legal para entablar una relación profesional con las debidas garantías.

No obstante, el mencionado Estatuto recoge supuestos específicos en los que los contratos laborales deben perfeccionarse por escrito. De ahí lo que decíamos antes de: «salvo que se establezca expresamente lo contrario, los contratos pueden firmarse electrónicamente». Así pues, como regla general prevalece la libertad de forma, por lo que puede firmarse electrónicamente sin contravenir ningún precepto legal. Pero sin obviar, como se ha dicho, los supuestos puntuales en los que se requiere expresamente una forma escrita.

2. ¿Cómo se firma electrónicamente el contrato laboral?

Bien. Por fin entramos en lo que nos importa de verdad. ¿Cómo firmar desde el sofá, la piscina o el metro nuestro nuevo contrato de trabajo? Pues bien, enseguida verás lo sencillo que es.

Lo primero que debes saber es que puedes firmar por email o por sms, sin ningún tipo de inconveniente. A la hora de firmar un contrato de trabajo, se abren dos posibilidades diferentes de firma: con Signaturit o sin Signaturit. Explicaremos ambas, con sus ventajas e inconvenientes, por separado.

  • Firma electrónica con Signaturit

Signaturit es una empresa que se encarga de aportar soluciones legales de firma electrónica y de firma digital de documentos contractuales para empresas. Para utilizarla ni siquiera necesitas estar registrado, y su disponibilidad es muy amplia, dado que se puede utilizar desde móvil, tablet y ordenador. Además de ser un mecanismo de firma electrónica muy eficiente, deja constancia de la fecha, hora, geolocalización, navegador y otros muchos items para dar cobertura a la operación.

El proceso de firma con Signaturit es muy sencillo y se divide en las siguientes seis etapas:

  1. Envío del contrato de trabajo: tienes que recibir el documento a través de Signaturit. Si en vez de ser la persona que lo va a firmar, eres el encargado de enviarlo, es el proceso a la inversa. Además de ser muy fácil, se trata de un proceso seguro que te permite conocer el estado de cada etapa y saber en todo momento qué es de tu contrato.
  2. Firma electrónica del documento: al recibir el contrato que vas a firmar, solo tienes que hacer tres clicks, siguiendo las indicaciones de Signaturit (sin necesidad alguna de haberte registrado) y voilá, tendrás tu contrato firmado.
  3. Transmisión automática a tu jefe: es algo instántaneo, lo que quiere decir que una vez hayas hecho click tu relación laboral se habrá perfeccionado y surtirá todos los efectos legales. Sin dilaciones ni demoras.
  4. Verificación de los elementos del contrato: a partir de la cual quedará corroborada la validez y exactitud del documento firmado.
  5. Archivado online: por lo que tus datos quedarán protegidos en la red.

Como ves, en unos pocos clicks puedes firmar tu contrato laboral con Signaturit. En menos de lo que tardas en lavarte los dientes o bajar a pasear al perro. Algo que antaño te habría supuesto acudir a la oficina y gastar la tinta de un bolígrafo, hoy puedes hacerlo cómodamente desde tu sofá.

  • Firma sin Signaturit

Como se ha dicho, Signaturit es una herramienta muy útil para firmas electrónicas. Pero eso no quiere decir que sea indispensable. Y es que también puedes firmar tu contrato laboral sin acudir a Signaturit. Lo único que, al ir más por tu cuenta, prescindiendo de los elementos digitales, quizá el proceso te presente mayores dificultades. Nada imposible en ningún caso.

Para firmar  un documento contractual sin Signaturit, lo primero que debes hacer es imprimir y escanear el contrato de trabajo. Coger un boli o cualquier cosa que impregne tinta en el papel, firmarlo y remitirlo manualmente a quien corresponda (tu jefe o empleados). Lo malo de este proceso manual es que, además de ser más propenso a los errores, la confirmación y el archivo son más tediosos y conllevan un mayor derroche de tiempo.

Por eso, como ves, firmar contratos laborales con firma electrónica vale mucho la pena (más que los métodos tradicionales), lo cual no obsta de que, si tu deseo es el de firmar como se ha hecho siempre, con bolígrafo y papel, nada te lo impide. Siempre está bien tener opciones y estar abierto a todo.

Si finalmente te decantas por firmar electrónicamente, debes saber que con Signaturit existe la posibilidad de obtener una copia para una tercera persona que ejercerá las funciones de validador. Esto está muy bien porque permite que, a través de un tercero, las partes tengan mayores garantías de que el proceso no sufra de errores.

Siempre y en todo caso, tanto tú, trabajador, como la empresa obtendréis una copia del contrato que haya sido firmado. Tú lo recibirás por correo electrónico, mientras que el propio Signaturit le remitirá la copia a la empresa, o le permitirá acceder al contrato mediante su sistema de gestión (si realizan integración). De este modo, el Audit Trail, que da prueba del documento firmado, quedará registrado.

3. ¿Cuántas personas pueden firmar el contrato al mismo tiempo?

La respuesta es muy sencilla. Esto es lo que en Signaturit se llama envío por lotes, y lo que permite es enviar un mismo documento a tantas personas como sean necesarias. De este modo, cada persona firma su propio documento, como si lo recibiera individualmente.

Imaginemos un ejemplo. Unos vendedores del Primark que se van a incorporar a una tienda que no es la misma que aquella en la que está la central. Con este proceso conjunto, pero a la vez individualizado, la empresa puede asegurarse sin complicaciones de que varias personas firmen a la vez un contrato como si lo hicieran individualmente. Y los trabajadores tampoco han de preocuparse, pues lo que hagan los otros no les es relevante.

4. ¿Se puede enviar y firmar por SMS?

Otra de las ventajas de Signaturit es que puedes firmar tu contrato de trabajo por simple SMS, sin mayor dificultad. Lo normal es firmarlo por correo electrónico, pero puede ser que no tengas, en cuyo caso, te verás obligado a firmar electrónicamente por SMS. Pues bien, no hay ningún problema.

Lo único que pasará es que recibirás a tu bandeja de mensajes un texto con un enlace al contrato de trabajo. Simplemente, deberás clickar en el enlace y se te abrirá el documento, el cual podrás firmar al instante con Signaturit. El único requisito para aprovechar esta opción es que Signaturit se integre  con el software de la empresa con la que vayas a firmar.

 

5. ¿Se pueden firmar electrónicamente documentos escaneados?

La respuesta es afirmativa. Tú puedes tener un papel arrugado en la mesa o en el cajón, y escanearlo para pasarlo a un formato digital. Tendrás que convertirlo a PDF para que el archivo sea compatible con la firma electrónica, de modo que Signaturit los pueda certificar. Así, solo tienes que seguir dos pasos: 1) Escanear el documento para pasarlo a formato digital; y 2) Descargalo en Signaturit, en el aparatado «Documentos certificados». Cuando estén subidos y certificados se producirá un Audil Trail (documento probatorio) para cada uno de los documentos que hayamos utilizado). Una vez concluido el proceso, el contrato se guardará en la nube durante al menos 5 años, bajo responsabilidad directa de Signaturit.

6. ¿Cuánto tiempo se almacenan los contratos firmados?

Una vez subido y certificado el contrato, la plataforma Signaturit se encargará de almacenarlo por un tiempo mínimo de 5 años. No obstante, nada impide que el plazo se pueda ampliar. Si posteriormente deseas acceder al contrato de trabajo (o al Audit Trail que prueba de su existencia) o descargarlo, simplemente tendrás que acceder a Signaturit y ejecutar tus deseos. 

Si tienes intención de firmar muchos más documentos (por ejemplo, porque eres empresario y quieres remitir muchos contratos), no debes preocuparte por el espacio. No tendrás que pagar más por la capacidad de almacenamiento, dado que se trata de información encriptada que no depende del volumen de documentación enviada. Así, no hay costes extra por esta circunstancia.

Ya has visto cómo funciona Signaturit, una de las plataformas más eficientes para firmar electrónicamente tus documentos contractuales. Ya no tendrás que acudir a la oficina solo para firmar (a menos que tú quieras). Y todo gracias a la digitalización que trae consigo la Nueva Era. Espero haberte sido de ayuda, y si tienes alguna duda no dudes (valga la redundancia) en contactarme.

 

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